Digital Workplace e contesti di lavoro ibrido

Digital Workplace e contesti di lavoro ibrido è il tema del Dialogo del CERC fra Ana Tkalac Verčič, University of Zagreb, e Manola Manini e Pietro Marinesi, Unicoop Firenze.

Una doppia prospettiva, accademica e professionale, su un tema di attualità per la comunicazione interna.

L’opinione di Ana Tkalac Verčič, Professoressa di Marketing Communications and Public Relations, University of Zagreb, HR

Il Digital Workplace è spesso descritto in termini di strumenti e piattaforme ma il suo impatto reale è nel modo in cui trasforma la comunicazione. Quando le persone lavorano in luoghi diversi, diventa uno spazio digitale in cui il significato viene creato, condiviso e talvolta perso. Il lavoro ibrido ha ampliato le possibilità tecnologiche ma spostato la vita organizzativa su canali in cui chiarezza, connessione e progettazione della comunicazione determinano il funzionamento del lavoro.

L'interazione digitale ora è semplice, ma ciò non garantisce una comunicazione migliore. I collaboratori apprezzano flessibilità e rapidità ma il loro senso di connessione cresce quando la comunicazione è percepita come personale, reattiva e radicata in un contesto condiviso. Questa tensione dimostra che l'efficienza non può sostituire la dimensione relazionale del lavoro. La sfida è bilanciare ciò che la tecnologia abilita con ciò che l'interazione umana offre.

Quando il lavoro si sposta negli spazi digitali, la comunicazione diventa più intenzionale e meno supportata da segnali un tempo presenti negli uffici. Senza presenza fisica, i messaggi viaggiano più veloci ma sono interpretati in modo meno uniforme. I collaboratori vivono il Digital Workplace in modo diverso a seconda del ruolo, della confidenza con le tecnologie e dell'accesso alle informazioni. Gli strumenti digitali possono rafforzare chiarezza e collaborazione quando la comunicazione è ben gestita, ma possono anche portare incoerenze, sovraccarico e gap di coordinamento.

Il lavoro ibrido ha reso la comunicazione più irregolare e dipendente dalle abitudini individuali. Senza momenti fisici condivisi, i team scivolano in interpretazioni frammentate di priorità e decisioni. La comunicazione informale, essenziale per bilanciare incomprensioni e favorire l'appartenenza, è ridotta o sostituita da scambi brevi e funzionali. Nel tempo ciò indebolisce la fiducia e crea distanza anche tra colleghi che collaborano ogni giorno. Il problema non è la tecnologia ma la perdita di significato condiviso.

La comunicazione interna diventa il sistema che tiene insieme il lavoro disperso. Fornisce coerenza che la tecnologia non può creare, aiutando i collaboratori a interpretare le informazioni in modo uniforme e a rimanere connessi nonostante la distanza. Gli strumenti digitali rendono il lavoro più rapido e flessibile ma non possono sostituire le fondamenta umane di una comunicazione chiara e significativa. Il lavoro ibrido ha successo quando la tecnologia sostiene le relazioni invece di sostituirle.

L'opinione di Manola Manini, Responsabile Comunicazione Interna e Relazioni Risorse Umane, Unicoop Firenze, e Pietro Marinesi, Comunicazione Interna e Relazioni Risorse Umane, Unicoop Firenze

Il Digital Workplace può essere definito come l’insieme integrato di tecnologie digitali, processi e strumenti che permettono alle persone di lavorare, collaborare e comunicare in modo efficace, a prescindere dalla loro posizione fisica. Non è solo una piattaforma IT, ma un ambiente di lavoro digitale che comprende applicazioni di produttività, strumenti di comunicazione, sistemi di condivisione della conoscenza, spazi di collaborazione virtuale e modelli organizzativi che supportano il lavoro flessibile.

Il Digital Workplace è nato nei primi anni 2000 con le intranet aziendali, ma è diventato centrale nell’ultimo decennio grazie alle tecnologie cloud, agli strumenti di collaborazione in tempo reale e al lavoro da remoto. La svolta è arrivata con la pandemia del 2020, che ha evidenziato la necessità di un ambiente digitale stabile, integrato e accessibile per garantire la continuità aziendale.

Il Digital Workplace è essenziale perché rende i processi più efficienti, riducendo tempi e costi. Facilita la collaborazione anche da remoto e consente l'accesso immediato alla conoscenza aziendale: informazioni, linee guida, documenti e best practice diventano facilmente disponibili e accessibili. Supporta inoltre modelli di lavoro flessibili e rende l'azienda più attraente per i talenti, soprattutto quelli più giovani.

Nonostante i vantaggi, adottare un Digital Workplace comporta alcune sfide:

• Sovraccarico informativo: molteplici strumenti e canali possono creare confusione e frammentazione
• Rischi per la sicurezza dei dati: l'accesso distribuito richiede sistemi di protezione solidi e costantemente aggiornati
• Divario digitale interno: non tutti hanno lo stesso livello di competenze digitali, il che può influire sull'efficacia operativa
• Percezione di iperconnessione: il lavoro digitale può creare aspettative di disponibilità costante, con impatto sul benessere dei collaboratori
• Dipendenza tecnologica: problemi tecnici o guasti dei sistemi possono rallentare o interrompere processi critici.

La comunicazione interna gioca un ruolo cruciale nel plasmare e gestire il Digital Workplace. Aiuta le persone ad adottare nuovi strumenti, guidandole nel cambiamento culturale necessario per utilizzarli in modo efficace. Garantisce che contenuti, linguaggio e accesso alle informazioni restino chiari e coerenti, rendendo il Digital Workplace un riferimento affidabile. Infine, consente una comunicazione più diretta e personalizzata, aumentando l'engagement delle persone e rafforzando il senso di appartenenza.